無論是啟德的演唱會、熱鬧非凡的嘉年華，還是人頭湧湧的市集、運動賽事，每場活動都會帶來巨大的餐飲需求。要經營好一個餐飲品牌，應付現場訂單量，除了美味的餐點，更需要完善的作業系統、專業團隊，以及能應對高產能的廚房設備。Freshlane為你整理活動現場的備戰攻略，從備料、出餐到現場運作一應俱全，賣到活動最後一刻都不失手。
1. 明白你的營運極限
首先，從現有的廚房配置開始檢視：
- 每小時可以穩定出幾多份餐？
- 每個更期需要幾多員工？
- 現有設備是否有能力應付大量訂單？
- 冷藏和乾貨存儲空間是否足夠？
2. 提升廚房設備效能
如果你預期活動會吸引大批人流，可能會需要添置或租用以下設備你：
- 大容量焗爐或鐵板爐
- 高效能的攪拌機及食物處理機
- 可步入式雪櫃與急凍庫
- 流動式保溫設備或備料工作台
- 自動煮食爐及定時炸爐，保持出品質素一致
記得定期檢查與保養設備，避免繁忙時段設備出現故障。
3. 精簡流程加快出餐速度
要有高效率的廚房，就要簡化繁瑣程序。以下做法可以幫你加快出餐速度，輕鬆應對大量訂單：
- 提前準備醬料、副食和主食材
- 食材預先分裝並清晰標示
- 菜單設計以共通食材為主
- 劃分備料、烹調、包裝等工作區
- 分開更表安排，減少擠迫同員工過勞
- 每個工位貼上SOP流程或檢查清單
即使臨時加插人手支援，都可以快速上手，保持供應鏈順暢。
4. 建立可靠的團隊
大型活動想順利出餐，團隊合作十分重要。建議提早招聘及培訓員工，清楚劃分工作區域及職責，並張貼工位指示，分工愈明確，現場運作愈穩定。
5. 做好庫存管理
供應鏈順不順，其實靠的是你對存貨的掌控。活動期間萬一斷貨或臨急補貨，隨時影響營運成本。
你需要建立一套有效系統，例如：
- 設定低存量自動補貨提示
- 根據過往活動預估食材需求
- 批量採購，減少成本同浪費
- 採用「先入先出」（FIFO）原則管理有效期
亦要訓練員工正確記錄、儲存及輪換食材，保障食安及營運效率。
6. 精簡菜單設計
提供的餐點選擇越愈多，愈容易拖慢出餐流程，出錯機會亦會增加。建議以以下原則設計菜單：
- 以易準備又受歡迎的餐點為主，例如飯盒、漢堡、串燒等
- 推出簡單易組合的套餐
- 限制客製化選項
- 優先選擇易包裝、方便外帶即食的餐品
菜單愈精簡，出錯率愈低，出餐當然也愈穩定。
7. 善用智慧科技
科技工具能減少人為手動錯誤、提升準確性與作業效率。企業可以考慮使用：
- POS 系統即時追蹤銷售數據
- 廚房顯示螢幕取代傳統手寫單
- 提供QR Code點餐與行動支付，減少排隊人潮
- 使用人手編更系統管理班次及休息時間
這些科技不只能提升現場效率，還能幫你分析數據、長遠優化營運策略。
8. 與活動主辦方密切溝通
活動開始前，務必要與活動主辦方詳細溝通，事先了解場地的實際狀況與限制條件，確保你清楚掌握活動場地和物流細節。建議向主辦方確認以下事項：
- 預計人流與高峰時段
- 場地供水、供電及垃圾處理安排
- 團隊進出通道與物料運輸動線
- 有沒有食安規定或攤位限制要求
事前規劃周全，可以減少突發情況，確保活動期間供應鏈不會中斷。
9. 活動前積極推廣宣傳
開檔前就要開始造勢，可以先在社群宣傳預熱，以下是增加活動曝光的建議：
- 在社群平台上預告攤位位置及活動菜單
- 發佈活動限定優惠或搶先睇相片
- 與本地美食KOL或社群合作宣傳
- 利用地區性廣告或QR優惠券吸引人流
活動結束後也應該要繼續在網上宣傳，分享現場活動花絮、Tag客人、鼓勵大家活動後繼續用外賣平台訂餐。
10. 事後檢討並持續改善
每次活動結束後立即快速檢討，才能持續進步：
- 分析哪些產品熱賣，哪些滯銷
- 與團隊討論流程可改進的地方
- 記下出錯、延誤或流程問題
- 持續更新檢查清單供下次參考
每場活動都是成長機會，透過不斷地學習及改進，持續累積經驗，慢慢建立屬於你品牌的 SOP。
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